Gérer des distractions est l’un des problèmes les plus courants lorsqu’il s’agit de productivité. En plus de cela, trouver le temps de se concentrer entre les réunions, les appels téléphoniques, les échanges d’e-mails, les messages instantanés et autres distractions est presque impossible.
Souvent, les gens se sentent productifs quand ils remplissent leur journée avec ces activités apparemment importantes. En réalité, la magie ne se produit que lorsque vous avez l’occasion de vous concentrer et de produire un travail de haute qualité (pas lorsque vous envoyez des courriels).
Dans Deep Work : Retrouver la concentration dans un monde de distractions, Cal Newport raconte comment l’essor de la technologie a détruit notre capacité de concentration et quelles stratégies mettre en place pour apprendre à travailler plus en profondeur. Contrairement au travail superficiel, qui peut donner la fausse impression de productivité, le travail approfondi améliore la qualité de sa productivité et conduit à l’obtention des résultats que vous désirez. Dans cet article, on vous présente différentes stratégies qui peuvent vous aider à améliorer la production de votre travail et à tirer le meilleur parti de votre temps libre.
Aujourd’hui, on veut nous faire croire que pour avoir un meilleur « rendement », il faut pouvoir être multitâche. Or les connaissances du cerveau montrent qu’on ne peut pas penser réellement à plusieurs choses à la fois. Il est difficile, surtout dans le quotidien professionnel, de résister à cette injonction de rapidité. Pendant votre travail, vous n’êtes pas à l’abri d’aller voir une vidéo sur YouTube, de consulter un article sur Wikipédia, d’espionner le profil d’un de vos collègues sur Facebook. Tout est dans le rapport du procureur !
Les technologies nous poussent à être multitâches, mais cela ne veut pas dire que vous êtes plus productifs. Pour Sophie Leroy, professeur à l’Université de Washington Bothell, être multitâche ruine votre efficacité à cause de ce qu’elle appelle le résidu d’attention. Votre cerveau ne peut pas s’empêcher de penser à la première activité inachevée quand il y en a une nouvelle. Ce qui veut dire que vous pouvez être deux fois moins concentré sur l’activité de la seconde tâche et que cette attention est divisée par le nombre d’onglets/notifications/sollicitations que vous recevez. Vous voilà pris dans l’engrenage du multitâche.
Lorsque vous êtes interrompus, le traitement de l’information diminue et vous mettez deux fois plus de temps pour vous remettre au travail.
En moyenne, les employés qui utilisent leurs ordinateurs sont interrompus ou distraits toutes les dix minutes, soit 2,1 heures par jour et 546 heures par an ! Toutes ces interruptions au travail (mails, alertes, notifications) ont été chiffrées en coût économique pour l’industrie américaine. D’après une étude Basex de 2005, cela représente plus de 588 milliards de dollars de pertes par an rien que pour les États-Unis ! — soit le budget mondial annuel dépensé en publicité. Tout cela vous rend plus sensible à la procrastination. Par exemple, vous le réalisez quand vous pouvez vous surprendre à tomber sur un best of du Bigdilà deux heures du matin. Ne vous moquez pas, ça vous arrivera un jour.
Procrastination : Tendance pathologique à différer, à remettre l’action au lendemain.
Au lieu d’accomplir de grandes tâches, vous en faites des petites et vous avez le sentiment d’en avoir fait plus alors que ça n’est pas le cas.
« L’hypothèse de travail profond : La capacité à effectuer un travail en profondeur devient de plus en plus rare au moment même où il devient de plus en plus précieux dans notre économie. En conséquence, les rares personnes qui cultivent cette compétence, puis en font le cœur de leur vie professionnelle, prospéreront. » — Cal Newport
Cal Newport définit deux types différents d’individus qui sont destinés à réussir dans l’ère numérique émergente.
- Toute personne qui peut travailler avec des machines intelligentes et la technologie. Avec ces outils, on peut décupler sa pensée et son attention.
- Toute personne qui est considérée comme une ‘star’ dans leur domaine de travail. Mieux vaut être exceptionnel dans quelques compétences que d’être médiocre partout.
Pour Newport les deux caractéristiques les plus importantes de ces ‘travailleurs à succès’ sont les suivantes :
- La capacité d’assumer des tâches/choses difficiles et de les assimiler rapidement.
- La production rapide de contenu/produits/services de haute qualité
Comment parvenir à atteindre un tel niveau de ces capacités ?
Dans Atteindre l’Excellence, Robert Greene définit la maîtrise comme le fait d’avoir davantage de prise sur la réalité, les autres et soi-même.
Grâce au travail profond, vous pénétrez dans un tel état de concentration que vous pouvez en oublier le temps. Si vous êtes incapable de travailler dans une telle intensité, vous aurez du mal à parvenir à l’excellence dans ce que vous faites.
La clé pour apprendre des choses difficiles et les assimiler rapidement est de se concentrer sans distractions, afin d’apprendre efficacement, vous devez effectuer un travail en profondeur.
Les choses difficiles sont complexes et vous devez leur accorder toute votre attention et votre concentration. Sans travail en profondeur, ces choses prendront du temps à apprendre et des erreurs seront commises.
Travail de haute qualité produit = (Temps passé) x (Intensité de la concentration)
Newport explique que pour produire du contenu/travail/services à haut niveau, vous devez rester concentré sur la tâche unique pendant de longues périodes, sans aucune distraction. C’est cette étroite concentration qui vous permet de produire votre meilleur travail, de cultiver vos compétences, et d’aboutir à un résultat satisfaisant et significatif.
Cal Newport a mis au point quatre règles fondamentales qui vous aideront à tirer parti d’un travail en profondeur et à maîtriser votre travail.
« La clé pour développer une habitude de travail profond est d’aller au-delà des bonnes intentions et d’ajouter des routines et des rituels à votre vie professionnelle. Ceci est conçu pour minimiser la quantité de votre volonté limitée nécessaire pour maintenir un état de concentration ininterrompue. » — Cal Newport
Newport souligne la nécessité d’utiliser moins de volonté pour mettre en place des routines intelligentes et des rituels pour vous aider à traverser la journée de travail.
Newport considère les points suivants comme essentiels pour tirer le meilleur parti des séances de travail approfondies :
- Décidez où vous allez travailler et pour combien de temps. Créez un temps et un espace spécifiques pour votre travail en profondeur, éliminez toutes les distractions pour que vous puissiez vous concentrer.
- Décidez comment vous allez travailler une fois que vous commencez à travailler, quels sont vos processus ?
Newport mentionne l’importance des temps d’arrêt et de la liberté. Cela vous permet de faciliter l’apparition d’idées nouvelles en dehors du travail, de recharger l’énergie nécessaire pour travailler en profondeur, car elle est une capacité limitée.
Après un certain temps à travailler, vous prendrez deux à trois fois plus de temps à accomplir une tâche qui vous prenait une heure. Sachez vous arrêter pour vous reposer et vous détendre.
Bien qu’il n’y ait pas de stratégie universelle, voici quelques-unes que vous pourriez trouver utiles :
Le premier est l’approche monastique. Cette stratégie fonctionne en éliminant toutes les sources de distraction et en vous isolant comme un moine.Lorsque je travaille, je coupe mon téléphone. Je suis injoignable à 90 % de mes journées pour me concentrer sur l’essentiel. La seconde est appelée l’approche bimodale. Elle consiste à définir précisément une période d’isolation pour le travail et de passer le reste du temps à faire ce que vous souhaitez.
Par exemple, je m’autorise à allumer mon ordinateur uniquement après avoir fait ma routine matinale (méditation, lecture, sport, etc.).
Le troisième est l’approche rythmique. L’idée est de prendre l’habitude de faire un travail en profondeur par blocs de temps déterminés (entre 60 et 90 minutes) et d’utiliser calendrier pour suivre vos réalisations.
Essayez d’écouter un Boiler Room, les DJ sont très doués pour opérer des transitions musicales fluides pour vous diluer dans la musique et oublier le temps.
Un travail profond est intentionnel et désiré, ce qui rend essentiel d’avoir des rituels qui préparent votre esprit pour cela. Au fur et à mesure de vos réalisations, vous pourrez, progressivement étendre ces champs d’attention dans l’intérêt d’activités plus qualitatives.
Conseil actionnable : Commencez à planifier votre journée entière. En planifiant au mieux tout ce que vous faites, vous serez donc plus conscient du temps libre que vous passez.
À chaque journée de travail, vous pourriez créer un emploi du temps divisé par blocs de 30 minutes. Dans ce tableau, vous pourrez définir à la fois le travail, les tâches personnelles, le temps de se détendre, de manger, de rattraper un courriel, etc.
L’idée n’est pas de respecter le tout à la lettre, mais de cultiver votre conscience sur la manière dont vous passez votre temps plutôt que d’opérer en pilotage automatique. Cela veut dire qu’il est aussi essentiel de planifier vos soirées et vos weekends en amont pour atteindre vos objectifs.
Dans le monde moderne, nos cerveaux se sont habitués à avoir envie de distraction. Tout moment d’ennui potentiel, file d’attente ou transports en commun, est rapidement calmé par la consultation de son téléphone. Cela veut dire qu’il n’y a plus de place pour un travail profond et réfléchi.
Le problème est que nos cerveaux sont conçus pour être facilement distraits. C’est parce que, d’un point de vue évolutionnaire, ces distractions pourraient présenter des risques ou des opportunités. Par conséquent, il est difficile pour nous de nous concentrer sur une seule tâche.
Aujourd’hui les prédateurs ont disparu, mais de nouveaux agresseurs invisibles cherchent à capter votre attention.
Vous voyez des notifications, là où je vois des agresseurs d’attention en bande organisée.Newport suggère que nous réorganisions nos horaires pour nous concentrer, plutôt que de planifier une pause dans les distractions.
Un moyen de faire cela est de pratiquer la méditation productive pour reprogrammer votre cerveau et vous aider à vous concentrer.
Prenez une période pendant laquelle vous êtes occupé physiquement, mais pas mentalement — marcher, faire du jogging, aller au travail, vous doucher — et concentrez votre attention sur un seul problème bien défini.
Posez-vous des questions qui identifient différents problèmes dans la résolution d’un problème donné. Ensuite, une fois que vous avez atteint une cible spécifique, posez-vous des questions d’action comme : « De quoi ai-je besoin pour atteindre mon objectif ? »
La clé d’une méditation productive réussie est de retourner à plusieurs reprises votre attention sur le problème en question, et de le faire à chaque fois que votre esprit vagabonde. Vous devez continuellement pratiquer ceci afin de récolter les bénéfices.
En tant que novice, lorsque vous commencez une séance de méditation productive, le premier acte de rébellion de votre esprit sera d’offrir des pensées sans rapport, mais apparemment plus intéressante.
Quand vous remarquez que votre attention s’éloigne du problème, rappelez-vous doucement que vous pouvez revenir à cette pensée plus tard, puis rediriger votre attention.
Conseil actionnable : Lorsque vous vous trouvez dans une file d’attente ou que vous tuez du temps, essayez de ne pas décrocher votre téléphone. Demandez-vous : « Que puis-je faire pour résoudre mon problème du moment ? »
Faites-vous confiance, vous verrez que vous chercherez à échafauder quelques solutions. Ce sont des moments comme ceux-ci où vous pouvez ouvrir la possibilité de trouver des idées innovantes.
Newport reconnaît qu’Internet est une composante intégrée de nos vies et ne suggère pas que nous cessions complètement d’utiliser Internet.
Il est également essentiel d’être conscient de vos intentions lorsque vous utilisez les médias sociaux et Internet. Par exemple, si vous utilisez Facebook pour rester en contact avec vos amis, utilisez-le pour communiquer avec eux, mais faites aussi un effort, lorsque c’est possible, pour passer plus de temps avec eux en personne.
Si vous n’y arrivez pas, Newport vous propose le défi de ne plus consulter les réseaux sociaux pendant 30 jours.
Après cette période d’essai, posez-vous deux questions :
- Est-ce les jours sans réseaux sociaux étaient pires que les jours où vous étiez en mesure de les consulter ?
- Quelqu’un a-t-il remarqué ou s’est-il soucié du fait que je n’ai plus utilisé les réseaux sociaux ?
Si oui, mieux vaut y revenir. Si c’est non, vous pouvez poursuivre votre jeune numérique ou grandement réduire votre accès à ces sites.
Si vous n’êtes pas prêt à ce défi, essayez de ne pas consulter les réseaux sociaux en journée pour ne pas altérer la qualité de votre travail.
En plus de quitter les médias sociaux, Newport vous encourage à évaluer vos habitudes de consommation sur Internet. Pour vraiment accomplir un travail profond, vous devez rejeter activement toutes les gratifications instantanées que propose l’Internet.
Il est important d’arrêter d’utiliser Internet comme « divertissement ». Faites des choses plus significatives avec votre esprit, cela vous laissera plus heureux que si vous passiez votre journée à naviguer sur le net.
Si vous voulez éliminer l’attraction addictive des sites de divertissement sur votre temps et votre attention, donnez à votre cerveau une alternative de qualité. Non seulement cela vous permettra de résister à la distraction et de vous concentrer. Mais vous pourriez expérimenter, peut-être pour la première fois, ce que signifie vivre, et pas seulement exister.
Traitez le travail superficiel avec suspicion, car ses dégâts sont souvent largement sous-estimés et son importance largement surestimée. Ce type de travail est inévitable. Mais vous devez le limiter à un point où cela ne vous empêche pas de tirer pleinement parti des efforts plus profonds qui déterminent en fin de compte votre impact.
Newport suggère que vous commenciez en programmant votre journée entière. Avoir une structure dans votre journée signifie avoir un calendrier complet, mais toujours être ouvert pour adapter ou modifier les plans si nécessaire.
Cette structure signifie que vous avez moins d’occasions de vous plonger dans un « travail superficiel » (comme répondre à des courriels). Si vous avez un emploi du temps trop flexible et non structuré, vous pouvez vous retrouver sur les réseaux sociaux, faire des tâches improductives et naviguer sur le Web sans réfléchir avant de commencer de nouvelles tâches.
Grâce à la structure, vous pouvez vous assurer que vous planifiez régulièrement des blocs pour saisir une nouvelle idée, ou travailler profondément sur quelque chose de stimulant, ou faire un remue-méninges pendant une période déterminée. C’est le type d’engagement le plus susceptible d’engendrer l’innovation.
L’avantage de l’approche plus structurée peut représenter visuellement combien de temps vous travaillez sur un travail en profondeur et combien de temps est consacré à des activités superficielles. Selon votre productivité, vous pourriez ajuster en conséquence pour que la majorité du temps tout au long de la journée soit axée sur l’essentiel.
Le travail en profondeur est rare parce que le travail superficiel est plus facile. Il faut du temps et des efforts pour s’engager dans un travail en profondeur, mais une fois que vous commencez, vous en récolterez les fruits.
Onur Karapinar